1.    収集する情報

ポラリスが収集する情報には以下が含まれますが、これに限定されません。

 

• 連絡先情報（氏名、住所、Eメールアドレス、電話番号、アカウントのログイン情報（該当する場合、ログインに使用するソーシャルメディアアカウント情報を含みます）、社内従業員番号、受益者および緊急連絡先情報、および署名など）
• 国民識別情報と就労許可情報の情報（社会保障番号、国民識別番号、就労許可の状態、パスポート番号、またはその他の政府発行の識別番号）
• 人口統計上の情報（受益者を含む、性別および生年月日など）
• 雇用の詳細（役職または職位、勤務先所在地、内定通知、雇用契約書、勤務開始日と終了日、および勤務実績履歴、懲戒、ならびに休暇の記録）
• 財務、給与、および給付金の情報（銀行口座や退職金口座の情報、給与、税金、給付金の情報、給与支払総額、租税、給付金の管理に必要なその他の情報など）
• 資格と経歴に関する情報（経歴書、履歴書、カバーレター、スキル、職歴および学歴、取得した学位、取得した専門ライセンスまたは認定資格、修了したトレーニング、照会情報および身元調査情報、評価回答（該当する場合）、および求職書類で開示したその他の情報など）
• 音声情報、電子情報、視覚情報、または類似の情報（弊社との通信、写真、動画など）
• フィードバックおよび意見に関する情報（従業員エンゲージメントやその他の調査に対する回答、フィードバックの依頼など）
• 職場、デバイス、および使用状況に関するデータ（ポラリスの情報通信システムとネットワーク内で送信された電子通信、およびポラリス情報通信システムとネットワークにアクセスする個人用デバイスの使用によるものを含め、ポラリスの施設、情報通信システムとネットワーク、デバイス、ならびにアプリケーションへのアクセスとその使用に関する情報）
• 生体情報（該当する場合、施設または時間報告システムにアクセスするための指紋データなど）
• 位置情報データ（該当する場合、ポラリス所有車両からの正確な位置情報データなど）

 

機密性の高い個人情報。弊社は適用法に従い、複数の法域で「機密性の高い個人情報」に分類される情報を収集する場合があります。これには、人種や出身民族、宗教、政治、または哲学的な信条、労働組合への加入、健康状態、障がい、性的指向に関する情報が含まれることがあります。弊社はこの情報を、差別禁止法や政府報告義務を含む適用法を遵守し、雇用機会均等の提供や、該当する場合は業務関連の便宜を図るために使用します。

 

個人の責任。提出する情報は、正確かつ完全であり、誤解を与えない情報でなければなりません。不正確、不完全、または誤解を与える情報を提出すると、応募手続き中に応募が拒否されたり、即時解雇を含む懲戒処分につながったりする可能性があります。上記に加え、提出する情報により第三者の権利が侵害されないように万全を期すことは個人の責任です。

 

応募の際に照会者またはその他の個人の個人情報を弊社に提供する場合は、情報を提供する前に、応募者の責任において当該個人から同意を得る必要があります。求人応募に関連して提供する個人情報に、上記で定義した機密性の高い個人情報、または仕事の評価や学歴が含まれる場合、ポラリスが求人の目的でそのような情報を取り扱うことを明示的に許可するものとします。

 

2.    第三者および公開の情報源からの情報収集

適用法により認められている場合、弊社は、身元保証人、前職の雇用主、教育機関、の人材リクルート会社など弊社が協力する事業主体、評価支援会社や採用時身辺調査会社、法執行機関、情報源、および公開のソーシャルメディアプロフィールなどの第三者または公開の情報源から情報を収集することがあります。

 

3.    弊社サイトを使用する際に自動的に収集される情報

弊社サイトにアクセスしてこれを使用すると、ほとんどのブラウザでメディアアクセスコントロール（MAC）アドレス、コンピュータの種類（WindowsまたはMacintosh）、画面解像度、オペレーティングシステムのバージョン、IPアドレス、インターネットブラウザの種類などの特定の情報が収集されます。モバイルデバイスを使って弊社サイトにアクセスした場合、弊社はデバイスのタイプおよび識別子などの類似の情報を収集することがあります。

 

クッキーおよび類似のテクノロジー。弊社サイトは、クッキー（使用するデバイスに直接保存される情報の断片）を使用することがあります。クッキーにより、弊社はブラウザのタイプ、サイト閲覧時間、閲覧されたページ、および言語の設定などの情報を収集します。弊社および弊社のサービスプロバイダーは、セキュリティ上の理由、操作性の向上、情報の効果的な表示、お客様のオンライン体験と弊社のマーケティング・広告活動のカスタマイズにこうした情報を使用します。また、弊社はクッキーを使用してサイトの使用に関する統計情報を収集し、サイトのデザインと機能の改善、使用状況の把握、問題の解決にも役立てます。

 

クッキーの使用は承認または拒否することができます。クッキーはほとんどのウェブブラウザで自動的に受け入れられますが、通常は希望に応じてブラウザの設定を変更し、クッキーを拒否することができます。クッキーの受け入れを希望しない場合は、ほとんどのブラウザで（i）クッキーを受信した際に通知を受け取るようブラウザ設定を変更し、クッキーの承認または拒否を選択する、（ii）既存のクッキーを無効化する、（iii）クッキーをすべて拒否するようにブラウザを設定することができます。ただし、クッキーを拒否するようにブラウザを設定した場合は、サイトの一部が正常に機能しなくなることがあります。

 

ピクセルタグ、ウェブビーコン、クリアGIF、その他のテクノロジー。一部のサイトのページに関連してこれらにテクノロジーを使用し、サイトユーザーの行動を追跡して、サイトの使用状況と応答率に関する統計情報を集計することがあります。

 

4.    個人情報の使用方法

弊社は次のような目的で個人情報（必要な場合は、扶養家族、保険金受取人、緊急時の連絡先、弊社との関係に関連するその他の個人のデータ）を使用し、処理します。

 

弊社との関係の管理。従業員の個人情報は、雇用契約に基づく弊社の義務の履行、個人の識別と連絡、給与と給付金の管理、および教育訓練と業績評価の実施などの目的で処理されます。

 

求職者の個人情報は、ポラリスの求人、応募、弊社のサイトとポリシーに関する連絡、応募の処理、ポラリスでの特定の機会に関する本人の能力と資格の評価、面接のスケジュールと実施、合法的な照会と身元調査などの目的で処理されます。

 

採用の際に求人に関連して収集された情報は、弊社人事システムの従業員ファイルに保存され、新人研修などの雇用関係目的に使用されることがあります。また、スキルが他の求人に適切であるかどうかを判断するために、応募関連情報を保持することがあります。

 

従業員以外のスタッフの個人情報は、連絡、弊社との関係の管理、ポラリスの施設、情報システム、ネットワークへのアクセスなどの目的で処理されます。

 

業務全般の目的。また、弊社は、上記以外の適法な業務上の目的で個人情報を処理することがあります。こうした目的には、一般的人事管理（求人、報酬、後継者育成計画、業績評価、教育訓練、および従業員給付の管理などの取り組みを含む、ポラリスの従業員の誘致、維持、動機付けなどのため）、名簿の編集、一般的な業務管理と業務遂行、監査報告目的、情報システムとネットワークの管理、従業員へのサービスと応募および募集の提供と改善、ポラリスの従業員、求職者、非従業員スタッフ、人材、リソース、財物、施設のセキュリティと安全性の向上、労働関連の苦情処理、不法行為や社内方針に対する潜在的な違反の調査などが含まれます。

 

法的理由。また、法的な理由のために個人情報を処理することがあります。その理由には、法的助言の取得と法的請求の確立、実行、防御、法律・規制要件・契約上の義務・裁判所命令などの法的手続きや義務および公共機関や政府機関からの適法な要求の遵守、不法行為・知的財産権の侵害・セキュリティの問題・契約違反・法律違反の検知、防止、対応、もしくはポラリスとあなた、およびその他の人の安全・権利・福利・財産の保護などが含まれます。

 

5.    個人情報の共有方法

ポラリスは、上記の使用のために、子会社や系列会社、および弊社にサービスを提供するベンダーを含む第三者と個人情報を共有することがあります。

ポラリスは個人情報を次の者と共有することがあります。

• 弊社の求人雇用活動の実施を支援するベンダー（給与と給付金の管理を補助するサービスプロバイダー、サイトの管理と運営、人材募集、雇用前および雇用後のスクリーニングと査定の管理と評価、および弊社の募集活動の向上などを支援するサービスプロバイダーなど）
• 開示が必要であることを誠実に確信できる場合、目的（法的助言や法的請求、実行、および防御の取得、法律・規制要件・契約上の義務・裁判所命令などの法的手続きや義務もしくは公共機関や政府機関からの適法な要求の遵守、不法行為・知的財産権の侵害・セキュリティの問題・契約や法律違反の検知、防止、対応、もしくはポラリス、本人、その他の人物の安全・権利・福利・財産の保護など）を果たすために、そのような開示が必要であると思われる上記以外の事業主体。
• 弊社の事業、資産、株式のすべてまたは一部の再編、合併、売却、合弁、譲渡、移転、またはその他の処分（破産やその他類似の処分に関連するものを含みます）に関係する上記以外の事業主体。

弊社は、上記以外の場合において、本人の同意に従って個人情報を共有することがあります。

ポラリスは事業を国際的に展開しているため、人事管理の特定の要素を一元的に管理しています。したがって、ポラリスは適用法に従って、居住国および/または就業国内外のポラリスの子会社、系列会社、または第三者に個人情報を転送または提供することがあります。

 

6.    ポラリスによる監視

ポラリスは、ポラリスのシステム、情報、資産の保護、管理、支援、個人の保護、およびポラリスのポリシーの不正な実施や潜在的な違反の調査などの目的で、情報通信システムとネットワークを監視します。ポラリスの情報通信システムやネットワークにおいて送信、受信、作成、印刷、または保存される（個人用デバイスを使用したポラリスの情報通信システムとネットワークへのアクセスを含みます）メッセージ、ファイル、データ、文書、ソーシャルメディア投稿、またはその他の種類の情報や通信はすべてビジネス関連であると推定され、ポラリスは適用法に従って監視またはアクセスする場合があります。従業員は、そのような情報と通信またはポラリスのシステム、ネットワーク、または機器の使用について、プライバシーを期待することはできません。従業員の労働による成果は、その形態（紙の記録、コンピューターファイル、またはその他の形式）を問わず、ポラリスの所有物です。

 

また、ポラリスは、ポラリスの施設と所有物における従業員の活動を監視することがあります。ポラリスの施設の一部には監視カメラが設置されています。適用法または該当する職場協定（労使協議会での合意など）により禁じられている場合を除き、ポラリスは、ポラリスの従業員および第三者の安全確保の目的で、また盗難、破壊行為、ポラリスの施設や財物への損害に対する防護のために、ポラリスが適切と考える記録画像を使用します。これには、法執行機関または適切な政府機関や当局へのそのような画像の開示が含まれます。

 

7.    情報セキュリティ

ポラリスは、不正なアクセス、開示、改変、破棄から個人情報を保護するために、技術的・組織的な安全対策を講じています。残念ながら、データ転送システムやデータ保存システムではエラーが発生することがあり、完全に安全ではないため、弊社が収集した情報の安全性を保証することはできません。

 

8.    データ保持

弊社は、本通知に記載した目的に必要な期間のみ個人情報を保持します。ただし、法律により、さらに長い期間の保持が必要とされる場合、または認められる場合はこの限りではありません。個人情報を保持する期間を決定する際に、ポラリスは次の要因を考慮します：ポラリスの記録保持方針および手続き、データの機密性の程度および収集された目的、訴訟または訴訟の可能性もしくは政府の調査に関連する保持義務を含め、特定期間にわたってデータを保持するための適用法の要件または契約上の要件。

 

9.    権利

お住まいの地域（たとえば、米国カリフォルニア州の居住する場合、または欧州経済地域またはスイスに居住する場合）によっては、個人情報に関する権利が1つ以上付与されることがあります。これは状況によって異なり、適用法で制限される場合があります。そのような権利には、個人情報（または弊社が収集した個人情報のカテゴリに関する情報）を訂正、削除、またはコピーを取得する権利、データポータビリティの権利、および個人情報の特定の処理に対する同意を撤回する、異議を唱える、または制限する権利などが含まれます。これらの権利は、弊社にEメール（[email protected]）で要求を送信することで行使できます。

 

これらの権利の行使が要求された場合、弊社は合理的範囲で本人であることを確認し、要求に関連した個人情報および適用法の要件を考慮して検証する必要があります。弊社は、本人からの要求であることを確認するために、対応する前に追加情報の提出をお願いする場合があります。

 

個人情報に関する権利行使の要求を弊社が拒否した場合、適用法に応じて、弊社の決定に異議を申し立てる権利を有する場合があります。以下にEメールで異議を申し立てることにより、弊社の決定に異議を申し立てることができます。

 

欧州経済地域とスイスの住民の権利とその行使方法の詳細については、以下の第10条、「欧州経済地域およびスイスの住民に対する補足情報」セクションを参照してください。

 

10. 欧州経済領域およびスイスの住民に対する補足情報

本通知の対象となる個人データの管理者は、雇用企業、または応募するポラリスの子会社または系列会社であるPolaris Sales Europe SARL（Place de l’Industrie 2 1180 Rolle – Switzerland）、およびPolaris Industries Inc.（2100 Highway 55, Medina, MN 55340）です。

ポラリスのEU情報保護責任者の連絡先：

郵送先：Polaris Sales Europe SARL, Place de l’Industrie 2 1180 Rolle – Switzerland,
Attention:  Data Protection Officer

Eメール：[email protected]

 

個人データの処理におけるポラリスの法的根拠

本通知の対象となる個人データを処理するための法的根拠は、処理の目的に応じて異なります。弊社は、雇用契約などの契約を履行するために個人データを処理し、その法的根拠は契約の履行に必要であることです。

 

法執行機関またはその他の政府当局と個人データを共有する必要がある場合、または弊社の法的義務に従って個人情報を処理する場合は、法的根拠に基づいて法的義務を果たすために処理を行います。

 

また、弊社は、ポラリスの適法な業務上の利益に必要とされる法的根拠に基づいて個人データを処理します。こうした業務上の利益には、一般的人事、一般的な業務管理と業務遂行、弊社の情報システムとネットワークの管理、弊社の従業員、求職者、非従業員スタッフ、人材、リソース、所有物、施設の安全とセキュリティの向上、弊社従業員、求職者、および非従業員スタッフ向けサービスの向上などが含まれます。

 

弊社は、適用される法律で義務付けられる場合、同意を処理の根拠として使用する場合があります。そのような状況において、個人はそのような処理のための合意を撤回する権利を有しますが、合意の撤回は、撤回時点までのポラリスによるそのような個人データの処理の適法性や、関連データの処理のために適用法による別の法的根拠がある場合の適法性に影響することはありません。

 

個人の権利

欧州連合の適用法に従って、個人データについて（i）アクセスする権利、（ii）訂正する権利、（iii）削除する権利、（iv）処理を制限する権利、（v）データポータビリティの権利、（vi）特定種類の処理に異議を唱える権利、および（vii）特定種類の処理についての同意を撤回する権利が付与されていますが、これらの権利は状況に応じて適用の方法が異なり、現地の法律によって制限されることがあります。こうした権利のほとんどは絶対的なものではありません。これらの権利を行使するには、[email protected]まで要求を送信してください。権利行使の要求があった場合、弊社は1か月以内に対応しますが、必要に応じてこの期間を2か月延長する権利を有します。この対応期間を延長する場合、要求から1か月以内に本人に通知します。弊社は、本人からの要求であることを確認するために、対応する前に追加情報の提出をお願いする場合があります。

下記の第14条の「お問い合わせ」に列記した連絡先情報に苦情が送信された場合、弊社はその対処に努めます。さらに、個人は現地の監督当局または規制当局に苦情を提出する権利を有します。

 

11. 本通知の更新

本通知は時折変更されることがあります。このページの冒頭にある「最終更新日」で本通知の最終改訂日をご確認ください。

 

12. お問い合わせ

本通知について不明な点がある場合は、下記の弊社連絡先までお問い合わせください。

欧州経済領域（EEA）またはスイスにお住まいの方：

 

郵送先：Polaris Sales Europe SARL, Place de l’Industrie 2 1180 Rolle – Switzerland
Attention: EU Data Protection Officer

Eメール：[email protected]

 

その他の地域にお住まいの方：

郵送先：Polaris Industries Inc.、2100 Hwy 55 Medina、MN 55340、

Attention: Legal Department

Eメール：[email protected]