DECLARATION DE CONFIDENTIALITE DE POLARIS POUR LES EMPLOYES, CANDIDATS ET TRAVAILLEURS NON-SALARIES

1.    INFORMATIONS QUE NOUS RECUEILLONS

Parmi les types d’informations que Polaris recueille à votre sujet figurent, sans s’y limiter :

 

• coordonnées (telles que votre nom, adresse, adresse électronique, numéro de téléphone, vos informations de connexion, y compris, le cas échéant, les informations permettant de se connecter à votre compte de réseau social, votre votre numéro interne d’employé, vos informations de contact en cas d’urgence et de sécurité sociale et votre signature) ;
• informations relatives à l’identification nationale et à l’autorisation de travail (telles que votre numéro de sécurité sociale, numéro d’identification nationale, le statut de votre permis de travail, votre numéro de passeport ou d’autres numéros d’identité émis par le gouvernement) ;
• informations démographiques (telles que sexe et date de naissance, ainsi que celles de vos bénéficiaires) ;
• informations relatives à votre poste (telles que l’intitulé de votre emploi ou poste, l’emplacement de votre bureau, la lettre d’offre, le contrat de travail, la date d’embauche et de cessation d’emploi, et l’historique des performances, le dossier disciplinaire et le registre des congés) ;
• informations financières et relatives au salaire et aux avantages (telles que les informations relatives à un compte bancaire ou de retraite, au salaire et autres compensations, aux impôts et avantages, ainsi que toute information nécessaire à la gestion de la paie, des impôts et des avantages) ;
• informations liées à vos qualifications et vos antécédents (telles que votre CV, votre lettre de motivation, vos compétences, vos antécédents universitaires et professionnels, les licences ou certificats professionnels dont vous êtes titulaire, les informations relatives à vos références et à la vérification de vos antécédents, les réponses aux évaluations [le cas échéant] et toute autre information fournie lors de votre candidature au poste) ;
• informations audio, électroniques, visuelles ou similaires (telles que vos communications avec nous, des photos et vidéos) ;
• informations sur les commentaires et les sentiments (telles que les réponses à l’engagement des employés et autres enquêtes ou demandes de commentaires) ;
• informations liées au lieu de travail, aux dispositifs et à l’utilisation de données (telles que les communications électroniques transmises au sein des systèmes et réseaux d’informations et de communications de Polaris, ainsi que les informations concernant l’accès et l’utilisation des locaux, systèmes et réseaux d’informations et de communications, dispositifs et applications de Polaris, y compris par l’utilisation d’appareils personnels accédant aux systèmes et réseaux d’information et de communication de Polaris) ;
• informations biométriques (telles que les données d’empreintes digitales pour l’accès aux installations ou les systèmes d’enregistrement du temps de travail, le cas échéant) ;
• données de géolocalisation (telles que les données de géolocalisation précises des véhicules appartenant à Polaris, le cas échéant).

 

Informations à caractère personnel confidentielles. Conformément à la législation en vigueur, nous sommes susceptibles de recueillir des informations vous concernant pouvant être considérées comme des « informations à caractère personnel confidentielles » dans le cadre de certaines juridictions. Parmi ces informations figurent celles concernant votre origine raciale ou ethnique, vos croyances religieuses, politiques ou philosophiques, votre affiliation à un syndicat, votre santé, un éventuel handicap ou votre orientation sexuelle. Nous utiliserons ces informations d’une part afin de nous conformer aux législations en vigueur, y compris aux lois anti-discrimination et obligations en matière de compte-rendu imposées par le gouvernement, et d’autre part en vue de promouvoir l’égalité des chances en matière d’emploi et, le cas échéant, la mise en place d’aménagements de travail.

 

Vos responsabilités. Toutes les informations que vous transmettez doivent être exactes, exhaustives et non trompeuses. Le fait de soumettre des informations inexactes, incomplètes et trompeuses peut entraîner un rejet de votre candidature lors d’une procédure de recrutement ou une sanction disciplinaire pouvant aboutir à un licenciement immédiat. En outre, il vous incombe de veiller à ce que les informations soumises ne contreviennent pas aux droits d’une tierce partie.

 

Si vous fournissez les informations à caractère personnel d’une référence ou de toute autre personne dans le cadre de votre candidature, il vous incombe d’obtenir au préalable le consentement de la personne concernée. Étant donné que les informations à caractère personnel que vous fournissez dans une candidature contiennent des Informations à caractère personnel confidentielles, telles que celles définies ci-dessus, vos évaluations de travail ou votre dossier pédagogique, vous autorisez expressément Polaris à traiter ces informations dans le cadre de la procédure de recrutement.

 

2.    Recueil d’informations auprès de tierces parties et sources publiques

Conformément à la loi en vigueur, nous sommes susceptibles de recueillir des informations auprès de tierces parties ou de sources publiques, telles que vos références, vos anciens employeurs et établissements pédagogiques, les tiers avec lesquels nous travaillons, telles que les agences de recrutement, les fournisseurs de services d’évaluation et de vérification des antécédents, les forces de l’ordre, les sources d’information et les profils publics sur les réseaux sociaux.

 

3.    Informations recueillies automatiquement lorsque vous utilisez nos Sites

Lorsque vous visitez et utilisez nos Sites, certaines informations sont collectées par la plupart des navigateurs, telles que l’adresse MAC (Media Access Control), le type d’ordinateur (Windows ou Macintosh), la résolution d’écran, la version du système d’exploitation, l’adresse IP et le type et la version du navigateur Internet. Nous pouvons recueillir des informations similaires, telles que le type et l’identifiant de votre appareil, si vous accédez aux Sites en utilisant un appareil mobile.

 

Cookies et autres technologies similaires. Nos Sites peuvent utiliser des cookies (c’est-à-dire des informations stockées directement sur l’ordinateur que vous utilisez). Les cookies nous permettent de recueillir des informations, telles que le type de navigateur, le temps passé sur les Sites, les pages consultées et les préférences linguistiques. Nous et nos prestataires de service utilisons ces informations à des fins de sécurité, entre autres, pour faciliter la navigation, personnaliser votre expérience et afficher les informations plus efficacement. En outre, nous utilisons des cookies pour collecter des informations statistiques sur l’utilisation des Sites en vue d’améliorer leur conception et leurs fonctionnalités, comprendre la façon dont ils sont utilisés et nous aider à résoudre différentes questions les concernant.

 

Vous pouvez choisir d’accepter ou de refuser les cookies. La plupart des navigateurs acceptent automatiquement les cookies, mais vous pouvez généralement modifier les paramètres de votre navigateur pour refuser les cookies si vous le souhaitez. Si vous préférez refuser les cookies, la plupart des navigateurs vous permettront de : (i) modifier les paramètres de votre navigateur pour vous avertir lorsque vous recevez un cookie, ce qui vous permet de l’accepter ou le refuser ; (ii) désactiver les cookies existants ; ou (iii) configurer votre navigateur pour qu’il refuse automatiquement les cookies. Si vous configurez votre navigateur pour qu’il refuse les cookies, certaines parties des sites pourraient ne pas fonctionner correctement.

 

Pixels-espions, balises Web, GIF transparents ou autres technologies similaires : Ceux-ci peuvent être utilisés en relation avec certaines pages du Site pour, entre autres, suivre les actions des utilisateurs du Site et compiler des statistiques sur l’utilisation du Site et les taux de réponse.

 

4.    DE QUELLE FAÇON SOMMES-NOUS SUSCEPTIBLES D’UTILISER LES INFORMATIONS RECUEILLIES ?

Nous sommes susceptibles d’utiliser et de traiter vos informations à caractère personnel (et, lorsque nécessaire, les données des personnes à votre charge, bénéficiaires, personnes à contacter en cas d’urgence et autres individus associés à votre relation avec nous) à des fins de :

 

Gestion de notre relation avec vous. Si vous êtes un employé, le traitement de vos données personnelles peut avoir pour but, par exemple, de remplir nos obligations en vertu de votre contrat de travail, de vous identifier et de communiquer avec vous, de gérer les salaires et les avantages sociaux, et de mener des actions de formation et d’évaluation des performances.

 

Si vous êtes un candidat, le traitement de vos données personnelles peut avoir pour but, à titre d’exemple, de vous transmettre des informations concernant les offres d’emploi de Polaris, votre candidature ainsi que nos Sites et politiques, le traitement de votre candidature, l’évaluation de vos compétences et vos qualifications pour des offres d’emploi au sein de Polaris, la planification et la conduite d’entretiens, ainsi que la vérification légale des références et des antécédents.

 

Si nous vous embauchons, les informations que nous recueillons dans le cadre de votre candidature peuvent être intégrées dans le système des ressources humaines, faire partie de votre dossier d’employé et être utilisées lors du processus de recrutement et à d’autres fins professionnelles. Nous pouvons également conserver des informations relatives à votre candidature afin de déterminer si vos compétences sont adaptées à d'autres opportunités de poste.

 

Si vous êtes un travailleur non salarié, le traitement de vos informations personnelles peut avoir pour but, par exemple, de communiquer et de gérer notre relation avec vous et de vous donner accès aux installations, aux systèmes d’information et aux réseaux de Polaris.

 

Finalités commerciales générales. Nous pouvons également traiter vos informations à caractère personnel à toute autre fin commerciale légitime, parmi lesquelles figurent à titre d’exemple la gestion générale des ressources humaines (en vue d’attirer, garder et motiver le personnel de Polaris, y compris afin de soutenir les efforts consentis par Polaris en matière de recrutement, rémunération, planification de la relève, évaluation des performances, formation et gestion des avantages pour les employés, par exemple), la compilation des répertoires, la gestion et l’activité opérationnelle générale de l’entreprise, la réalisation d’audit et de rapports, la gestion des systèmes et réseaux d’informations, la mise à disposition et l’amélioration des services à l’intention des employés et de nos processus de candidature et de recrutement, le renforcement de la sécurité et de la sûreté des employés, candidats et travailleurs non-salariés de Polaris ainsi que de ses actifs, ressources, propriétés et locaux, le traitement des réclamations professionnelles, ainsi que l’enquête sur des conduites fautives ou d’éventuelles violations de nos politiques internes.

 

Raisons juridiques. Nous pouvons également traiter vos informations à caractère personnel pour des raisons juridiques, telles que : l’obtention de conseils juridiques et l’établissement, l’exercice ou la défense de réclamations juridiques ; le respect des lois, des exigences réglementaires, des obligations contractuelles, des ordonnances judiciaires,d’autres procédures ou obligations juridiques, ou des demandes légitimes des autorités publiques et gouvernementales ; la détection, la prévention et la réponse aux fraudes, à la violation du droit à la propriété intellectuelle, aux problèmes de sécurité ou aux violations contractuelles ou infractions à la loi ; et la protection de la sécurité, des droits, du bien-être ou de la propriétés de Polaris, de vous ou d’autres personnes.

 

5.    De quelle façon pouvons-nous partager vos INFORMATIONS ?

Polaris peut partager vos informations à caractère personnel avec ses filiales, sociétés affiliées et d’autres tierces parties, y compris des prestataires de services, afin d’effectuer les tâches mentionnées précédemment.

Par exemple, Polaris peut partager vos informations à caractère personnel avec :

• Les prestataires de services qui nous assistent dans le cadre des processus de recrutement et des activités professionnelles (tels que les prestataires qui nous aident à gérer les salaires et les avantages sociaux, à héberger et exploiter les Sites, à recruter des candidats, à gérer et analyser les vérifications et les évaluations préalables et postérieures à l’emploi, et à améliorer nos pratiques de recrutement).
• D’autres entités, dans la mesure où Polaris estime de bonne foi que cette divulgation est nécessaire pour : obtenir des conseils juridiques ou déposer, exercer ou défendre des réclamations en justice ; se conformer aux lois, exigences réglementaires, obligations contractuelles, décisions de justice, ainsi qu’à d’autres procédures ou obligations juridiques, ou réclamations juridiques émanant d’autorités publiques et gouvernementales ; détecter, prévenir ou répondre aux fraudes, violations du droit à la propriété intellectuelle, problèmes de sécurité, violations contractuelles ou infractions à la loi ; et préserver la sécurité, les droits, le bien-être ou les biens de Polaris ainsi que les vôtres, entre autres, tel qu’autorisé ou exigé par la législation en vigueur.
• D’autres entités en lien avec une réorganisation, une fusion, une vente, une coentreprise, une cession, un transfert ou une modification de la disposition de tout ou d’une partie de nos activités, de nos actifs ou de nos actions (notamment dans le cadre d’une procédure de faillite ou autre évènement similaire).

Nous pouvons également partager vos informations à caractère personnel avec votre consentement.

 

Les activités et opérations de Polaris étant internationales, cette dernière a centralisé certains éléments de sa gestion des ressources humaines. En conséquence de quoi, lorsque Polaris est autorisée à le faire en vertu des lois applicables, la société peut transférer ou fournir vos informations aux filiales, sociétés affiliées ou tierces parties que ce soit dans le pays où vous résidez et/ou travaillez, ou ailleurs.

 

6.    Suivi assurÉ par Polaris

Polaris contrôle ses systèmes et réseaux d’information et de communication afin de : protéger, gérer et soutenir les systèmes, dispositifs, informations et actifs de Polaris, ainsi que protéger les individus, tenir les livres de comptes et enquêter sur des conduites fautives ou d’éventuelles violations de la politique de Polaris. Sachez que les messages, dossiers, données, documents, publications sur des réseaux sociaux ou tout autre type d’informations ou de communications transmis, reçus, créés, imprimés ou stockés vers, via, depuis ou sur les systèmes et réseaux d’informations et de communications de Polaris (y compris via l’utilisation de dispositifs personnels pour accéder aux systèmes et réseaux d’information et de communication de Polaris) sont considérés comme étant de nature professionnelle et susceptibles d’être contrôlés ou consultés par Polaris, conformément à la législation en vigueur. Les employés ne doivent pas s’attendre à ce que de telles informations et communications, ou leur utilisation des systèmes, réseaux ou équipements de Polaris soient considérés comme étant confidentiels. Tous les produits du travail des employés sous quelque forme que ce soit (documents papier, fichiers informatiques ou autres formats) constituent la propriété de Polaris.

 

Polaris peut également suivre les activités des employés dans ses locaux et sur sa propriété. Certains locaux de Polaris sont équipés de caméras de surveillance. Sauf en cas de disposition contraire de la législation applicable ou d’une convention collective en vigueur (telle qu’un accord d’entreprise), Polaris peut utiliser des images enregistrées si l’entreprise estime qu’une telle utilisation est appropriée pour la protection de la sécurité de ses employés et des tierces parties, et la prévention contre le vol, le vandalisme et les dommages de ses locaux et de sa propriété. En ce sens, Polaris peut divulguer ces images et vidéos aux autorités chargées de l’application de la loi ou aux autorités ou agences gouvernementales compétentes.

 

7.    SÉCURITÉ DES INFORMATIONS

Polaris veille au respect de mesures de sécurité techniques et organisationnelles conçues pour protéger vos informations à caractère personnel contre tout accès, toute divulgation, altération ou destruction non autorisés. Malheureusement, aucun système de transfert et de stockage de données n’est infaillible et exempt de défaut, et nous ne pouvons pas garantir la sécurité des informations que nous recueillons.

 

8.    Conservation des données

Nous conservons vos informations à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire pour parvenir aux fins décrites dans la présente Déclaration, à moins qu’une période de conservation plus longue soit requise ou autorisée par la loi. Polaris se fonde sur les critères suivants pour déterminer la période au cours de laquelle vos informations à caractère personnel seront conservées : les politiques et procédures en matière d’archivage de Polaris, la sensibilité des données et les fins auxquelles elles ont été recueillies et utilisées, et toute exigence juridique ou contractuelle en vigueur concernant la conservation des données pendant une certaine période, y compris toute obligation de conservation en lien avec une poursuite éventuelle ou en cours ou avec une enquête gouvernementale.

 

9.    Droits

Selon l’endroit où vous vivez (par exemple, si vous êtes résident des États-Unis et que vous vivez en Californie ou si vous êtes résident de l’Espace économique européen ou de la Suisse), vous pourriez avoir des droits en ce qui concerne la gestion de vos informations personnelles, qui peuvent s’appliquer différemment en fonction des circonstances, et qui peuvent être limités par la loi applicable. Ces droits comprennent notamment : le droit de corriger, supprimer ou obtenir un exemplaire de vos informations personnelles (ou des informations concernant les catégories d’informations personnelles que nous avons recueillies), le droit à la portabilité des données  et le droit de retirer le consentement, s’opposer ou restreindre certains traitements de vos informations personnelles. Vous pouvez exercer ces droits en nous soumettant une demande par e-mail à l’adresse : [email protected].

Les demandes d’exercice de ces droits sont soumises à notre capacité à confirmer raisonnablement votre identité et votre demande compte tenu des informations personnelles pertinentes pour la demande et des exigences de la loi en vigueur. Veuillez toutefois noter qu’il se peut que nous vous demandions de nous fournir des informations complémentaires pour vérifier votre demande avant d’y répondre.

Si nous refusons votre demande de faire valoir vos droits à l’égard de vos informations personnelles, vous pouvez, selon la loi applicable, faire appel de notre décision, en soumettant un appel par e-mail.

Pour plus d’informations sur les droits des résidents de l’Espace économique européen et de la Suisse et sur la manière de les exercer, veuillez consulter la section 10, Informations complémentaires à l’attention des personnes résidant au sein de l’Espace économique européen et en Suisse, ci-dessous.

 

10. Informations complÉmentaires À l’attention des personnes rÉsidant au sein de l’Espace Économique europÉen et en Suisse

Les responsables des données à caractère personnel couvertes par cette Déclaration sont les filiales et sociétés affiliées de Polaris qui vous emploient et vous engagent, ou auxquelles vous soumettez une candidature, soit Polaris Sales Europe SARL, Place de l’Industrie 2, 1180 Rolle, Suisse et Polaris Industries Inc., 2100 Highway 55, Medina, MN 55340 É.-U.

 

Les coordonnées du délégué à la protection des données de Polaris sont les suivantes :

 

Adresse postale : Polaris Sales Europe SARL, 2 place de l’Industrie, 1180 Rolle, Suisse.
Attention :  Data Protection Officer

Adresse électronique : [email protected]

 

Base juridique de Polaris pour le traitement de vos données à caractère personnel

 

Notre base juridique pour le traitement des données personnelles couvertes par cette Déclaration dépendra des finalités du traitement en question. Lorsque nous traitons vos données à caractère personnel afin d’exécuter un contrat conclu avec vous, tel qu’un contrat de travail, la base juridique sur laquelle se fonde le traitement est la nécessité de réaliser le contrat conclu avec vous.

 

Lorsque nous sommes tenus de divulguer des données à caractère personnel à des organismes chargés de l’application de la loi ou à d’autres organismes gouvernementaux afin de nous conformer à nos obligations légales, la base juridique sur laquelle se fonde la divulgation est l’obligation légale de partager ces données.

 

Nous traitons également des données à caractère personnel sur la base juridique selon laquelle un tel traitement s’avère nécessaire pour les intérêts commerciaux légitimes de Polaris. Parmi ces intérêts commerciaux légitimes figurent à titre d’exemple : la gestion générale des ressources humaines, la gestion et l’activité opérationnelle générale de l’entreprise, la gestion de nos systèmes et réseaux d’informations, l’amélioration de la sûreté et de la sécurité de nos employés, candidats, travailleurs non-salariés, de nos actifs, ressources, propriétés et locaux, ainsi que la prestation, l’évaluation et l’amélioration des services à l’intention de nos employés, candidats et travailleurs non-salariés.

 

Nous pouvons utiliser votre consentement comme base afin de traiter vos informations dans la mesure où la législation applicable l’exige. Dans de telles circonstances, toute personne est en droit de ne plus accepter un tel traitement des données. Toutefois, aucun retrait de consentement ne saurait affecter la légalité du traitement de ces données à caractère personnel par Polaris pendant la période précédant le retrait du consentement ou lorsque Polaris traite les données en question en vertu d’une autre base légitime, conformément à la législation applicable.

 

Vos droits individuels

Conformément à la législation en vigueur au sein de l’Espace économique européen et de la Suisse, vous disposez des droits suivants en matière de données personnelles (ces droits s’appliquent différemment selon les circonstances et peuvent être limités par une législation locale) : (i) droit d’accès, (ii) droit de correction, (iii) droit de suppression, (iv) droit de restriction de traitement, (v) droit de portabilité des données, (vi) droit de s’opposer à certains types de traitement, et (vii) droit de retirer son consentement pour certains types de traitement. La plupart de ces droits ne sont pas absolus. Vous pouvez exercer ces droits en nous soumettant une demande à l’adresse : [email protected].  Si vous déposez une demande d’exercice de vos droits, nous y répondrons dans un délai d’un mois. Nous nous réservons cependant le droit de prolonger cette période de deux mois supplémentaires, si nécessaire. Si nous prolongeons le délai de réponse, nous vous en informerons dans un délai d’un mois suivant votre demande. Veuillez toutefois noter qu’il se peut que nous vous demandions de nous fournir des informations complémentaires pour vérifier votre demande avant d’y répondre.

Nous nous emploierons à traiter l’ensemble des réclamations déposées par l’intermédiaire des coordonnées figurant dans la section 14 « Nous contacter » ci-dessous. En outre, vous êtes en droit de déposer une plainte auprès des autorités de contrôle locales.

 

11. MISE À JOUR DE LA PRÉSENTE DÉCLARATION

Nous sommes susceptibles de modifier occasionnellement la présente Déclaration. Veuillez consulter la date de la dernière mise à jour figurant en haut de cette page pour savoir quand la présente Déclaration a été révisée pour la dernière fois.

 

12. NOUS CONTACTER

Si vous avez des questions concernant la présente Déclaration, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées ci-dessous :

Pour les personnes résidant au sein de l’Espace économique européen et en Suisse, nos coordonnées sont les suivantes :

 

Adresse postale : Polaris Sales Europe SARL, 2 place de l’Industrie, 1180 Rolle, Suisse
Attention : EU Data Protection Officer

Adresse électronique : [email protected]

 

Pour les autres, nos coordonnées sont les suivantes :

Adresse postale : Polaris Industries Inc., 2100 Hwy. 55, Medina, MN 55340 É.-U.

Attention: Legal Department

Adresse électronique : [email protected]