INFORMACJA O OCHRONIE PRYWATNOŚCI FIRMY POLARIS DLA PRACOWNIKÓW, KANDYDATÓW I PERSONELU NIEBĘDĄCEGO PRACOWNIKAMI

1.    INFORMACJE, KTÓRE ZBIERAMY

Rodzaje informacji, jakie Polaris może gromadzić:

 

• Dane kontaktowe (takie jak imię i nazwisko; adres; adres e-mail; numer telefonu; dane logowania do konta – w tym, w stosownych przypadkach – dane konta w mediach społecznościowych do celów logowania; i podpis)
• Krajowe dane identyfikacyjne i informacje o zezwoleniu na pracę (takie jak numer ubezpieczenia społecznego, krajowy numer identyfikacyjny, status zezwolenia na pracę, numer paszportu lub inny numer identyfikacyjny wydany przez urząd krajowy)
• Dane demograficzne (takie jak płeć i data urodzenia)
• Dane dotyczące zatrudnienia (takie jak posada lub stanowisko służbowe, lokalizacja biura, pismo z ofertą; umowa o pracę, daty zatrudnienia i rozwiązania umowy, historia ocen efektywności pracy, informacje o karach dyscyplinarnych i dokumenty dotyczące dni wolnych od pracy)
• Informacje finansowe, wynagrodzenie i świadczenia (takie jak informacje o koncie bankowym i koncie emerytalnym, informacje o wynagrodzeniach, podatkach i świadczeniach oraz inne informacje niezbędne do zarządzania wynagrodzeniem, podatkami i świadczeniami)
• Informacje dotyczące Państwa kwalifikacji i pochodzenia (takie jak życiorys, CV, pismo motywacyjne, umiejętności, zatrudnienie i historia edukacji, posiadane pozwolenia lub świadectwa kwalifikacji zawodowych, informacje referencyjne i weryfikacyjne, odpowiedzi oceniające [jeśli dotyczy] oraz inne informacje ujawnione w Państwa podaniu o zatrudnienie)
• Informacje audio, elektroniczne, wizualne lub podobne (takie jak komunikacja z nami, zdjęcia i filmy)
• Informacje zwrotne i opinie (takie jak odpowiedzi na zaangażowanie pracowników i inne ankiety lub prośby o opinie)
• Dane dotyczące miejsca pracy, urządzenia i użytkowania (takie jak komunikacja elektroniczna przesyłana w ramach systemów i sieci informacyjnych oraz komunikacyjnych Polaris oraz informacje dotyczące dostępu do urządzeń Polaris, systemów i sieci informacyjnych, komunikacyjnych oraz systemów, urządzeń i aplikacji oraz korzystania z nich, w tym poprzez wykorzystanie urządzeń osobistych uzyskujących dostęp do systemów i sieci informacyjnych oraz komunikacyjnych Polaris)
• Informacje biometryczne (takie jak dane odcisków palców umożliwiające dostęp do obiektów lub systemy raportowania czasu, w stosownych przypadkach)
• Dane geolokalizacyjne (takie jak dokładne dane geolokalizacyjne z pojazdów należących do firmy Polaris, w stosownych przypadkach)

 

Wrażliwe dane osobowe. Zgodnie z obowiązującym prawem Polaris może również gromadzić informacje o Państwu, które na pewnych obszarach prawnych mogą być zakwalifikowane jako „wrażliwe chronione dane osobowe”. Mogą to być informacje o pochodzeniu rasowym lub etnicznym, religii, przekonaniach politycznych lub filozoficznych, członkostwie w związkach zawodowych, zdrowiu, niepełnosprawności lub orientacji seksualnej. Będziemy korzystać z tych informacji w celu zachowania zgodności z mającymi zastosowanie przepisami, w tym przepisami przeciwko dyskryminacji i rządowymi obowiązkami sprawozdawczości, a także w ramach wspierania równych szans zatrudnienia oraz, gdzie ma to zastosowanie, w związku z zakwaterowaniem pracowniczym.

 

Państwa obowiązki. Wszelkie przesyłane informacje muszą być dokładne, kompletne i nie mogą wprowadzać w błąd. Podanie niedokładnych, niekompletnych lub wprowadzających w błąd informacji może prowadzić do odrzucenia podania podczas procesu aplikacyjnego lub do działań dyscyplinarnych, w tym natychmiastowego rozwiązania stosunku pracy. Ponadto mają Państwo obowiązek sprawdzenia, czy przesłane informacje nie naruszają praw osób trzecich.

 

W przypadku podania nam w procesie ubiegania się o pracę danych osobowych osoby kierującej Państwa do nas lub danych innej osoby, przed przekazaniem nam tych informacji mają Państwo obowiązek uzyskania zgody takiej osoby. W zakresie, w jakim dane osobowe podawane w związku z ubieganiem się o pracę, zawierają wrażliwe dane osobowe, jak zdefiniowano powyżej, lub oceny pracy bądź przebieg edukacji, wyraźnie upoważniają Państwo Polaris do przetwarzania takich informacji do celów Państwa podania o pracę.

 

2.    Gromadzenie informacji od stron trzecich i źródeł publicznych

Zgodnie z obowiązującym prawem możemy gromadzić informacje pochodzące od stron trzecich lub ze źródeł jawnych, takich jak referencje, Państwa poprzedni pracodawcy i instytucje edukacyjne, od stron trzecich, z którymi współpracujemy, takich jak profesjonalne firmy rekrutujące, firmy weryfikujące dane, organy ścigania, z wiadomości medialnych i publicznych profili w mediach społecznościowych.

 

3.    informacje zbierane automatycznie podczas korzystania z naszych witryn

Podczas odwiedzania i korzystania z naszych Witryn większość przeglądarek gromadzi określone informacje, takie jak adres Media Access Control (MAC), rodzaj komputera (Windows lub Macintosh), rozdzielczość ekranu, wersja systemu operacyjnego, adres IP oraz rodzaj i wersja przeglądarki internetowej. Możemy gromadzić podobne informacje, takie jak rodzaj i identyfikator urządzenia, jeśli uzyskują Państwo dostęp do Witryn z urządzenia mobilnego.

 

Pliki cookie i podobne technologie. Nasze Witryny mogą wykorzystywać pliki cookie (informacje przechowywane bezpośrednio w używanym urządzeniu). Pliki cookie pozwalają nam gromadzić takie informacje, jak typ przeglądarki, czas spędzony na stronach Witryn, odwiedzane strony i preferencje językowe. My i nasi usługodawcy wykorzystujemy te informacje w celach związanych z bezpieczeństwem, ułatwianiem nawigacji, usprawnianiem wyświetlania informacji oraz personalizowania korzystania z Internetu. Ponadto używamy plików cookie do gromadzenia informacji statystycznych o korzystaniu z Witryn w celu ulepszenia ich wyglądu i funkcjonalności, zrozumienia sposobów korzystania z nich oraz udzielania pomocy w udzielaniu odpowiedzi na ich temat.

 

Pliki cookie mogą Państwo zaakceptować lub odrzucić. Większość przeglądarek internetowych automatycznie akceptuje pliki cookie, ale zazwyczaj można zmienić ustawienia przeglądarki, aby odrzucić pliki cookie. Jeśli nie chcą Państwo akceptować plików cookie, większość przeglądarek pozwala: (i) zmieniać ustawienia przeglądarki, aby otrzymywać powiadamiania o otrzymywaniu plików cookie i wybierać, czy chcą Państwo je akceptować; (ii) wyłączać istniejące pliki cookie; lub (iii) ustawiać przeglądarkę tak, aby automatycznie odrzucała pliki cookie. Po ustawieniu przeglądarki na odrzucanie plików cookie, niektóre strony mogą nie działać.

 

Znaczniki pikselowe, sygnały nawigacyjne, przezroczyste pliki GIF lub inne podobne technologie: Mogą być one wykorzystywane w połączeniu z niektórymi stronami Witryn, między innymi do śledzenia działań użytkowników Witryn i tworzenia statystyk dotyczących użytkowania Witryn oraz wskaźników odpowiedzi.

 

4.    W JAKI SPOSÓB MOŻEMY WYKORZYSTAĆ Państwa INFORMACJE

Cele, dla których możemy wykorzystywać i przetwarzać dane osobowe (oraz, w razie potrzeby, dane dotyczące osób pozostających na utrzymaniu, beneficjentów, kontaktów w nagłych wypadkach i innych osób związanych z Państwa relacjami z nami):

 

Zarządzanie naszymi relacjami z Państwem. W przypadku osób będących naszymi pracownikami, nasze cele przetwarzania danych osobowych mogą obejmować, na przykład, wypełnienie naszych zobowiązań wynikających z umowy o pracę, identyfikację i komunikacją z Państwem, administrowanie wynagrodzeniami i świadczeniami oraz przeprowadzanie szkoleń i przeglądów efektywności pracy.

 

W przypadku kandydatów do pracy, nasze cele przetwarzania danych osobowych mogą obejmować, na przykład, komunikowanie się z Państwem w sprawach ofert pracy w Polaris, Państwa podań oraz naszych Witryn i zasad, przetwarzanie podań, ocen możliwości i kwalifikacji dla konkretnych możliwości zatrudnienia w Polaris, planowanie i przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych oraz przeprowadzanie zgodnych z prawem weryfikacji referencji i informacji w ramach wywiadu środowiskowego.

 

Jeśli Państwa zatrudnimy, informacje, które zbieramy w związku z Państwa aplikacją, mogą zostać włączone do naszego systemu zasobów ludzkich; stać się częścią akt pracowniczych; i być wykorzystywane do wdrożenia Państwa i innych celów związanych z zatrudnieniem. Możemy również zachować informacje związane z Państwa aplikacją w celu rozważenia, czy Państwa umiejętności nadają się do innych możliwości.

 

W przypadku osób niebędących pracownikami, nasze cele przetwarzania danych osobowych mogą obejmować, na przykład, komunikowanie się i zarządzanie naszymi relacjami z Państwem oraz zapewnianie dostępu do obiektów Polaris, systemów informatycznych i sieci.

 

Ogólne cele biznesowe. Możemy również przetwarzać Państwa dane osobowe w innych uzasadnionych celach biznesowych, które mogą obejmować, na przykład, ogólne zarządzanie kadrami (np. przyciąganie, zatrzymywanie i motywowanie pracowników Polaris, w tym poprzez rekrutację, wynagrodzenia, planowanie sukcesji stanowisk, oceny wyników, szkolenia i działania związane z administrowaniem świadczeniami pracowniczymi), kompilowanie katalogów, ogólne zarządzanie działalnością i operacje, do celów audytu i sprawozdawczości, do zarządzania systemami i sieciami informacyjnymi, zapewniania i ulepszania usług dla pracowników oraz naszych procesów składania podań o pracę i rekrutacji, celem zwiększenia bezpieczeństwa pracowników Polaris, kandydatów, osób niebędących pracownikami, aktywów, zasobów, nieruchomości i obiektów, rozpatrywania roszczeń związanych z pracą oraz badania niewłaściwego postępowania lub potencjalnych naruszeń naszych zasad wewnętrznych.

 

Powody prawne. Możemy także udostępniać Państwa dane z powodów prawnych dla celów: uzyskania porady prawnej i ustalenia, dochodzenia bądź obrony roszczeń prawnych, postępowania zgodnego z prawem, zgodnie z wymogami regulacyjnymi, zobowiązaniami umownymi, nakazami sądowymi, innymi procedurami albo zobowiązaniami prawnymi lub zgodnymi z prawem żądaniami władz publicznych i rządowych, celem wykrywania, zapobiegania bądź reagowania na oszustwa, w przypadkach naruszenia własności intelektualnej, problemów z bezpieczeństwem, naruszeniem naszych umów lub prawa i w celu ochrony bezpieczeństwa, praw, dobrobytu albo własności Polaris, Państwa bądź innych osób.

 

5.    W JAKI SPOSÓB możemy udostępniać Państwa INFORMACJE

Polaris może udostępniać Państwa dane osobowe swoim podmiotom zależnym i stowarzyszonym oraz innym stronom trzecim, w tym dostawcom, którzy świadczą nam usługi, w celu realizacji opisanych powyżej sposobów wykorzystania.

 

Na przykład Polaris może udostępniać Państwa dane osobowe:

 

• Dostawcom, którzy pomagają nam w prowadzeniu rekrutacji i działań związanych z zatrudnieniem (takim jak dostawcy, którzy pomagają nam w zarządzaniu rozliczaniem płac i świadczeń, hostingu i obsłudze Witryn, rekrutacji talentów, administrowaniu i ocenie przed zatrudnieniem i po zatrudnieniu oraz poprawie naszych praktyk rekrutacyjnych).

 

• Innym podmiotom w zakresie, w jakim Polaris w dobrej wierze uważa, że ujawnienie jest konieczne w celu: uzyskania porady prawnej lub ustalenia, dochodzenia bądź obrony roszczeń prawnych, postępowania zgodnego z prawem, wymogami regulacyjnymi, zobowiązaniami umownymi, nakazami sądowymi, innymi procedurami albo zobowiązaniami prawnymi lub zgodnymi z prawem żądaniami władz publicznych i rządowych, wykrywania, zapobiegania bądź reagowania na oszustwa, w przypadkach naruszenia własności intelektualnej, problemów z bezpieczeństwem, naruszeniami naszych umów lub prawa bądź w celu ochrony bezpieczeństwa, praw, dobrobytu albo własności Polaris, Państwa bądź innych osób, zgodnie z wymogami lub zezwoleniami obowiązującego prawa.
• Innym podmiotom w związku z jakąkolwiek reorganizacją, fuzją, sprzedażą, wspólnym przedsięwzięciem, cesją, przeniesieniem lub innym rozdysponowaniem całości bądź części naszej działalności, aktywów albo akcji (w tym w związku z bankructwem lub podobnym postępowaniem).

 

Po otrzymaniu Państwa zgody, możemy udostępniać Państwa dane osobowe w innych celach.

 

Ponieważ działalność i operacje Polaris mają charakter międzynarodowy, firma Polaris scentralizowała niektóre elementy zarządzania kadrami. W związku z tym, w przypadkach, w których na mocy odpowiedniego przepisu prawa jest to dozwolone, Polaris może przesyłać lub udostępniać Państwa dane osobowe swoim spółkom zależnym i stowarzyszonym oraz osobom trzecim w kraju, w którym pracownik jest zatrudniony lub mieszka, jak i za granicą.

 

6.    Monitoring firmy Polaris

Polaris monitoruje swoje systemy, sieci informacyjne i komunikacyjne w takich celach jak: ochrona, zarządzanie i obsługa systemów, urządzeń, informacji i zasobów Polaris, ochrona osób, ewidencjonowanie oraz badanie niewłaściwych zachowań lub potencjalnych naruszeń zasad obowiązujących w Polaris. Należy pamiętać, że zakłada się, iż wszelkie wiadomości, pliki, dane, dokumenty, posty w mediach społecznościowych lub jakiekolwiek inne rodzaje informacji bądź komunikacji przekazywane, otrzymywane, tworzone, drukowane albo przechowywane w, za pośrednictwem lub w systemach informacyjnych i komunikacyjnych Polaris oraz sieciach (w tym z urządzeń osobistych uzyskujących dostęp do systemów i sieci informacyjnych i komunikacyjnych Polaris) są związane z działalnością firmy i mogą być monitorowane przez Polaris lub dostępne dla Polaris, zgodnie z obowiązującym prawem. Pracownicy nie powinni oczekiwać prywatności w odniesieniu do takich informacji i komunikacji lub korzystania z systemów, sieci lub sprzętu Polaris. Wszystkie wytwory pracy pracowników, niezależnie od formy (tzn. w formie dokumentów papierowych, plików komputerowych lub w innej) stanowią własność Polaris.

 

Polaris może także monitorować sposób korzystania przez pracowników z wyposażenia i majątku trwałego należącego do Polaris. Niektóre obiekty Polaris są wyposażone w kamery monitorujące. Z wyjątkiem przypadków, w których jest to zabronione na mocy odpowiedniego prawa lub wszelkich obowiązujących porozumień w miejscu pracy (na przykład porozumień z radami zakładowymi), według własnego uznania, Polaris może wykorzystywać zarejestrowane obrazy do ochrony bezpieczeństwa pracowników Polaris i stron trzecich oraz do ochrony należących do Spółki obiektów i ich wyposażenia przed kradzieżą, aktami wandalizmu i uszkodzeniami i takie obrazy mogą być ujawniane organom ścigania lub odpowiednim agencjom lub urzędom państwowym.

 

7.    BEZPIECZEŃSTWO INFORMACJI

Polaris stosuje techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa mające na celu ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem, zmianą lub zniszczeniem. Niestety, żaden system przekazywania ani przechowywania danych nie jest w 100% bezpieczny, ani wolny od błędów i nie możemy zagwarantować bezpieczeństwa gromadzonych informacji.

 

8.    Przechowywanie danych

Państwa dane osobowe są przechowywane przez okres wymagany do realizacji celów opisanych w niniejszej Informacji, chyba że dłuższy okres przechowywania jest wymagany albo jest dozwolony przepisami prawa. Przy ustalaniu okresu przechowywania Państwa danych osobowych Polaris bierze pod uwagę następujące kryteria: obowiązujące w Polaris zasady i procedury przechowywania dokumentacji, wrażliwość danych oraz cele, dla których zostały zgromadzone i są wykorzystywane, obowiązujące wymogi prawne lub umowne dotyczące przechowywania danych przez określony czas, w tym wszelkie zobowiązania dotyczące przechowywania związane z faktycznymi lub potencjalnymi sporami sądowymi albo dochodzeniami rządowymi.

 

9.    Prawa

W zależności od tego, gdzie Państwo mieszkają (na przykład, jeśli są Państwo rezydentem Stanów Zjednoczonych i mieszkają w Kalifornii lub rezydentem Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Szwajcarii), mogą Państwo mieć jedno lub więcej praw w odniesieniu do swoich danych osobowych, które mogą mieć różne zastosowanie w różnych okolicznościach i mogą być ograniczone  przez obowiązujące prawo. Przykłady takich praw obejmują: prawo do poprawiania, usuwania lub uzyskiwania kopii danych osobowych (lub informacji o kategoriach danych osobowych, które zebraliśmy); prawo do przenoszenia danych; oraz prawa do wycofania zgody, sprzeciwu lub ograniczenia przetwarzania niektórych danych osobowych. Mogą Państwo skorzystać z tych praw, przesyłając do nas wniosek pocztą elektroniczną na adres [email protected].

 

Żądania skorzystania z tych praw zależą od naszej zdolności do rozsądnego zweryfikowania Państwa tożsamości i żądania w świetle danych osobowych odpowiednich do żądania i wymogów obowiązujących przepisów prawa. Prosimy pamiętać, że przed udzieleniem odpowiedzi możemy poprosić o dodatkowe informacje w celu zweryfikowania Państwa wniosku.

 

Jeśli odrzucimy Państwa prośbę o skorzystanie z Państwa praw w odniesieniu do Państwa danych osobowych, mogą Państwo, w zależności od obowiązującego prawa, mieć prawo do odwołania się od naszej decyzji, co można zrobić, przesyłając odwołanie pocztą elektroniczną na adres.

 

Więcej informacji o prawach mieszkańców Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii oraz sposobie ich realizacji znajduje się w punkcie 10, dodatkowe informacje dla mieszkańców Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii, poniżej.

 

10. dodatkowe informacje dla mieszkańców Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii

Administratorem danych osobowych objętych niniejszą Informacją jest podmiot zależny lub stowarzyszony Polaris, który Państwa zatrudnia lub angażuje lub do którego składają Państwo podanie o pracę, Polaris Sales Europe SARL, Place de l’Industrie 2 1180 Rolle – Szwajcaria oraz Polaris Industries Inc., 2100 Highway 55, Medina, MN 55340, Stany Zjednoczone.

 

Dane kontaktowe inspektora ochrony danych w Polaris:

 

Poczta tradycyjna: Polaris Sales Europe SARL, Place de l'Industrie 2 1180 Rolle – Szwajcaria,
Uwaga:  Data Protection Officer

E-mailem: [email protected]

 

Podstawa prawna firmy Polaris do przetwarzania Państwa danych osobowych

 

Podstawa prawna przetwarzania przez nas danych osobowych objętych niniejszą Informacją będzie zależała od celów przetwarzania. W zakresie, w jakim przetwarzamy dane osobowe, ponieważ jest to konieczne do wykonania umowy z Państwem, naszą podstawą prawną ich przetwarzania jest konieczność związana z wykonaniem umowy z Państwem.

 

Gdy jesteśmy zobowiązani do udostępniania danych osobowych organom ścigania lub innym organom rządowym albo w inny sposób przetwarzamy dane osobowe w celu wypełnienia naszych obowiązków prawnych, podstawą prawną jest to, że jesteśmy do tego prawnie zobowiązani.

 

Zgodnie z prawem przetwarzamy również dane osobowe, które są niezbędne dla uzasadnionych interesów biznesowych Polaris. Takie uzasadnione interesy biznesowe obejmują, na przykład, ogólne zarządzanie kadrami, ogólne zarządzanie działalnością i operacjami, zarządzanie naszymi systemami i sieciami informacyjnymi, zwiększanie bezpieczeństwa i ochrony naszych pracowników, kandydatów, osób niebędących pracownikami, aktywów, zasobów, nieruchomości i obiektów; oraz świadczeniami, ocenami i doskonaleniem usług dla pracowników, kandydatów i osób niebędących pracownikami.

 

Jako podstawę przetwarzania możemy wykorzystać zgodę w zakresie, w jakim wymaga tego obowiązujące prawo. W takich okolicznościach mają Państwo prawo wycofać zgodę na takie przetwarzanie, ale każde wycofanie zgody nie wpłynie na zgodność z prawem przetwarzania takich danych osobowych przez Polaris do czasu wycofania zgody lub gdy Polaris ma inną uzasadnioną podstawę na mocy obowiązującego prawa do przetwarzania odpowiednich danych.

 

Państwa indywidualne prawa

Zgodnie z przepisami obowiązującymi w Europejskim Obszarze Gospodarczym i Szwajcarii mają Państwo następujące prawa w odniesieniu do swoich danych osobowych, które mają różne zastosowanie w różnych okolicznościach i mogą być ograniczone przez lokalne prawo: (i) prawo dostępu, (ii) prawo do sprostowania, (iii) prawo do usunięcia, (iv) prawo do ograniczenia przetwarzania, (v) prawo do przenoszenia danych, (vi) prawo do sprzeciwu wobec niektórych rodzajów przetwarzania oraz (vii) prawo do wycofania zgody na niektóre rodzaje przetwarzania. Większość tych praw nie ma charakteru bezwzględnego. Mogą Państwo skorzystać z tych praw, przesyłając do nas wniosek na adres [email protected]. Udzielimy odpowiedzi w ciągu miesiąca od złożenia wniosku o skorzystanie z przysługujących praw, ale w razie potrzeby mamy prawo przedłużyć ten okres o dwa dodatkowe miesiące. Jeśli przedłużymy okres odpowiedzi, poinformujemy Państwa o tym w ciągu miesiąca od zgłoszenia wniosku. Prosimy pamiętać, że przed udzieleniem odpowiedzi możemy poprosić o dodatkowe informacje w celu zweryfikowania Państwa wniosku.

 

Postaramy się rozpatrzyć wszelkie przesłane do nas reklamacje, korzystając z danych kontaktowych wymienionych w sekcji 14, Kontakt z nami, poniżej. Ponadto mają Państwo prawo złożyć skargę do lokalnego organu nadzorczego lub regulacyjnego.

 

11. AKTUALIZACJE NINIEJSZEJ Informacji

Co pewien czas treść tej Informacji może ulegać zmianie. Prosimy zapoznać się z częścią „Ostatnia aktualizacja”, znajdująca się u góry tej strony, w której podano datę ostatniej aktualizacji.

 

12. KONTAKT Z NAMI

Wszelkie pytania dotyczące tej Informacji należy przesyłać, korzystając z niżej podanych danych kontaktowych:

W przypadku mieszkańców Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Szwajcarii:

 

Poczta tradycyjna: Polaris Sales Europe SARL, Place de l'Industrie 2 1180 Rolle – Szwajcaria
Attention: EU Data Protection Officer

E-mailem: [email protected]

 

W przypadku wszystkich innych lokalizacji:

Poczta tradycyjna: Polaris Industries Inc., 2100 Hwy 55 Medina, MN 55340, Stany Zjednoczone,

Attention: Legal Department

E-mailem: [email protected]